Samen werken aan een gestroomlijnd garantieproces
Jaarlijks verwerkt de afdeling Garantie en Speciale Retouren van Technische Unie ruim 13.000 garantieverzoeken. Dat zijn bijna 50 garantieverzoeken per werkdag.
Door het garantieproces te professionaliseren én te standaardiseren, willen wij dit voor alle partijen zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Voor de klant. Voor jullie als leverancier. En voor Technische Unie.
Daarom maken we graag op korte termijn enkele concrete afspraken en gaan we in gesprek over de langere termijn. We rekenen op jullie medewerking!
Wat vragen we van jullie op korte termijn?
- Verwijs klanten altijd naar onze website voor het indienen van garantieverzoeken:
- Verwijs de klant van onze klant altijd door naar onze klant, wij nemen alleen aanvragen in behandeling van onze klanten, niet van klanten van onze klanten.
- Gebruik onze referenties in alle communicatie en documentatie.
- Behandel individuele garantieverzoeken, stuur geen verzamelfacturen of communicatie over meerdere garantieverzoeken tegelijk.
- Stuur gerepareerde of vervangende artikelen rechtstreeks naar onze klant of naar onze de afdeling in Utrecht, stuur deze níet naar de distributiecentra of naar het hoofdkantoor in Amstelveen. Is dit niet mogelijk? Neem dan contact met ons op
Stroomlijnen van informatie
Om jullie administratie zo goed mogelijk te laten aansluiten op die van Technische Unie, is het belangrijk om in communicatie overal de referentienummers te gebruiken en uitsluitend te corresponderen over individuele garantieverzoeken.
Gebruik altijd het CAS-nummer:
-In de onderwerpregel van e-mails
-Op de debetfactuur
-Op de creditfactuur
-Op verslagen van servicebezoeken
-Op onderzoeksrapporten
Is het CAS-nummer niet bekend? Gebruik dan een CRM-nummer.
Vermeld indien bekend ALTIJD het RPO-nummer:
-Op de creditfactuur
1 garantieaanvraag = 1 artikel
Communiceer alleen over individuele artikelen of garantieverzoeken. Stuur dus geen verzamelfacturen of verzamelcreditfacturen, maar een factuur of creditfactuur per garantieverzoek. Koppel uitsluitend terug per case, niet over meerdere cases tegelijk.
Afdeling Garanties en Speciale Retouren
Technische Unie
Griffioenlaan 6
3526 LA Utrecht
T. 030 263 1670
E.
Vragen
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met jullie vaste contactpersoon bij Technische Unie.
We zien uit naar het vervolg!
Wat vragen we van jullie op langere termijn?
Ga met ons in gesprek over het actualiseren van afspraken, zodat we samen kunnen bouwen aan een toekomstbestendig proces.
De afdeling Garantie en Speciale Retouren
Verspreid over Nederland zijn 37 Technische Unie-vestigingen (verkoopkantoren en verkooppunten), 3 distributiecentra: DCA en DCE in Alphen aan den Rijn en DCS in Strijen, en 1 Centraal Kantoor in Amstelveen. Hier werken in totaal zo’n 2.300 ‘Mogelijkmakers’.
De afdeling Garantie en Speciale Retouren is gevestigd in Utrecht. Hier werken 10 medewerkers dagelijks aan het verwerken van alle garantieverzoeken. Wouter Blonk is manager Reparatiebeheer, Garantie en Speciale Retouren.
Technische Unie maakt sinds 2000 deel uit van moederbedrijf Sonepar.
Het garantieproces
Er wordt voor garantieverzoeken gewerkt volgens een vast proces binnen de Technische Unie. Vanwege de grote aantallen garantieverzoeken is het belangrijk dat dit proces zoveel mogelijk gevolgd wordt. Dat begint altijd met een garantieaanvraag via onze website. Eventueel kunnen de collega’s van het Verkoopkantoor de klant hierbij ondersteunen.
Vragen van klanten kunnen in behandeling worden genomen, vragen van de klant van de klant niet. Deze verwijzen wij standaard terug naar onze klant. Wij vragen jullie als leverancier hetzelfde te doen.
Retourinstructies
Voordat een garantieaanvraag aan de leverancier wordt voorgelegd, wordt deze door de afdeling Garantie en Speciale Retouren beoordeeld. Dit gebeurt volgens onderstaande template: de retourinstructies. Daarin staan de onderlinge afspraken. Door vooraf goede afspraken te maken, zorgen we dat uitsluitend garantieaanvragen worden doorgezet die voldoen aan alle voorwaarden.
